
I rimborsi delle spese di trasporto non concorrano alla formazione del reddito di lavoro dipendente se sono rimborsate in ragione di idonea documentazione (AGENZIA DELLE ENTRATE – Risposta 04 ottobre 2018, n. 22).
In applicazione del principio di onnicomprensività, che governa la determinazione del reddito di lavoro dipendente, le somme e i valori in genere, a qualunque titolo percepiti nel periodo d’imposta, anche sotto forma di erogazioni liberali, in relazione al rapporto di lavoro costituiscono reddito di lavoro dipendente.
In generale, quindi, ogni utilità, in denaro o in natura, che il datore di lavoro eroga al lavoratore costituisce, per quest’ultimo, reddito di lavoro dipendente, salvo i casi espressamente statuiti in cui si prevede la totale o parziale non imponibilità di alcune somme o valori.
Ad esempio, un particolare regime di favore è previsto nell’ipotesi di trasferta del lavoratore, ovvero nell’ipotesi in cui il dipendente è chiamato a svolgere la propria attività fuori della sede naturale in cui è tenuto contrattualmente a svolgere le proprie mansioni.
In queste ipotesi, per le spese di trasporto, è statuito che le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito al netto delle spese di trasporto. Con tale formulazione, pertanto, il legislatore ha previsto che non debbano essere imputate al lavoratore, le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro per consentire al proprio dipendente di svolgere l’attività lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro.
In relazione alla valenza probatoria della documentazione delle spese di trasporto, l’Amministrazione Finanziaria si è più volte pronunciata relativamente all’ipotesi di rimborso al dipendente delle spese di trasporto sostenute in occasioni di trasferte. Invero, è stato precisato che affinché i rimborsi delle spese di trasporto non concorrano alla formazione del reddito di lavoro dipendente è necessario che dette spese siano rimborsate in ragione di idonea documentazione.
Inoltre, è stato specificato che per escludere dal reddito imponibile del lavoratore i citati rimborsi non è necessario che detta documentazione, giustificativa dell’effettività del costo sostenuto, sia intestata al soggetto che effettua la trasferta, dal momento che per dimostrare che uno specifico onere è stato sostenuto in occasione dello svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro, è sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa.
Nel caso in cui l’estratto conto rilasciato da una società che ha emesso la carta di pagamento e trasmesso, su supporto cartaceo, alla società/datore di lavoro, individui per ciascuna transazione una serie d’informazioni (quali: la data d’acquisto del biglietto aereo/ferroviario, il nome del passeggero e il codice identificativo del dipendente, il centro di costo, il codice identificativo del viaggio; il prestatore d’opera con descrizione della prestazione, ovvero per gli acquisti di biglietti aerei, la ragione sociale della compagnia aerea, il numero del biglietto elettronico, la classe di prenotazione, data della partenza/check-in, itinerario di viaggio, infine la valuta e l’importo pagato) che sono successivamente confermate attraverso la validazione della nota spese, redatta sempre in forma cartacea, da parte del dipendente destinatario della prestazione al rientro dalla trasferta, esso risulta idoneo ad attestare l’effettivo spostamento della sede di lavoro e l’utilizzo del servizio di trasporto da parte del dipendente, nonostante i documenti elettronici di trasporto rilasciati dai diversi vettori non siano stampati ed allegati alla relativa nota spese. In ogni caso i citati documenti di trasporto elettronici dovranno essere conservati in formato elettronico al fine di un eventuale riscontro in sede di controllo.
Sulla base delle considerazioni illustrate, le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro in occasione di trasferte fuori del territorio comunale dei propri dipendenti e documentate nei modi sopra descritti possano essere essere considerate non imponibili ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente.